TIK SEMESTER 2

 

Membuat Lembar Kerja dengan Melibatkan Formula, Grafik, dan Gambar

A. Memasukan Formula dan Fungsi
Excel adalah suatu program aplikasi pengolah angka, sehingga sering digunakan perhitungan dan perbandingan nilai dari isi suatu sel pada lembar kerja. Formula atau rumus yang digunakan dapat formula dalam matematika, statistika, penggunaan tanggal dan waktu, serta fungsi logika. Dalam proses perhitungan, excel akan membandingkan hirarki atau derajat operator perhitungan, sehingga yang akan dikerjakan adalah yang mempunyai hirarki lebih tinggi, meskipun perhitungan selalu dimulai dari sebelah kiri. Rumus “=(C5 + D5 + E5) / 3” untuk menghitung rata-rata yang menggukan kurung sebelum dibagi tiga. Hal ini dilakukan untuk mendahulukan penjumlahan, baru dilakukan pembagian. Jika hal itu tidak diberi tanda kurung, hirarki pembagian yang lebih tinggi dibandingkan penjumlahan, sehingga sel E5 akan dibagi tiga lebih dahulu, barulah ditambahkan dengan sel C5 dan E5.
1. Fungsi Penanggalan
Berikut ini fungsi-fungsi dari penanggalan yang tersedia dalam Excel :
DATE (tahun, bulan, tanggal)
Berfungsi untuk mengisi data suatu tanggal kedalam suatu sel agar dapat diproses sebagai suatu kalender. Format untuk tampilan tanggal dapat dipilih melalui menu Format.
DAY(sel)
Fungsi ini untuk mengambil data angka tanggal (dalam suatu bulan) dari suatu sel berisi kalender
MONTH (sel)
Fungsi ini untuk mengambil data angka bulan dari suatu sel berisi tanggalan
YEAR (sel)
Fungsi ini untuk mengambil data angka tahun dari suatu sel berisi tanggalan
TODAY
Fungsi ini untuk menampilkan tanggal hari ini sesuai yang ada pada komputer
TIME (jam, menit, detik)
Fungsi ini untuk mengisi data waktu kedalam suatu sel. Format untuk tampilan waktu dapat dipilih melalui menu format..
2. Fungsi Statistik
Berikut ini beberapa fungsi statistik yang tersedia dalam Excel :
SUM, berfungsi untuk menjumlahkan data angka pada suatu range
AVERAGE, berfungsi untuk mencari nilai rata-rata dalam suatu range
MAX, berfungsi untuk mencari nilai tertinggi dalam suatu range
MIN, berfungsi untuk mencari nilai terendah dalam suatu range
COUNT, berfungsi untuk menghitung jumlah sel yang berisi data dalam suatu range
VAR, berfungsi untuk menghitung nilai varian data dalam suatu range
STDEV, berfungsi untuk menghitung nilai standar deviasi (simpangan baku) data dalam sesuatu range.
3. Fungsi Logika
Berikut ini beberapa fungsi logika yang tersedia dalam Excel :
IF (ekspresi logika, pernyataan benar, pernyataan salah)
If digunakan untuk membandingkan nilai antar sel atau dengan suatu nilai tertentu, jika sebanding maka dinyatakan benar, bila tidak dinyatakan salahAND (ekspresi logika, pernyataan benar, pernyataan salah)
And digunakan seperti pada fungsi If, tetapi dua atau lebih ekspresi logika harus terpenuhi untuk dinyatakan benar
OR (ekspresi logika, pernyataan benar, pernyataan salah)
Or sama fungsinya dengan IF, tetapi salah satu dari dua atau lebih ekspresikan logika terpenuhi maka sudah dinyatakan benar
NOT (ekspresi logika)
Befungsi untuk menegatifkan atau menidakkan ekspresi logika
COUNTIF (range, ekspresi logika)
Berfungsi untuk menghitung suatu range yang ekspresi logikanya dinyatakan benar
SUMIF(range, ekspresi logika, jumlah_range)
Berfungsi untuk membandingkan nilai dalam range dengan ekpresi logikanya, jika benar akan menjumlahkan range (lain) yang ditunjuk.
4. Fungsi Teks
Berikut ini adalah fungsi-fungsi teks yang tersedia dalam Excel :
LEFT(string; n)
berfungsi untuk mengambil teks dari sebelah kiri sejumlah n karakter dalam suatu teks atau dari suatu sel berisikan teks
RIGHT(string;n)
berfungsi untuk mengambil teks mulai dari sebelah kanan sejumlah n karakter dalam teks atau dari suatu sel berisikan teks
MID(string;n1;n2)
berfungsi untuk mengambil teks dari posisi n1 sejumlah n2 karakter dari suatu sel berisikan teks.
5. Fungsi untuk Mengelola Table
VLOOKUP (sel kunci, range tabel, posisi kolom)
berfungsi untuk penanggalan tabel dengan membaca data secara vertikal, yaitu dengan membandingkan sel kunci dengan data pada range tabel dikolom paling kiri, dan mengambil data pada posisi kolom yang ditentukan
HLOOKUP (sel kunci, range tabel, posisi baris)
Berfungsi untuk penanggalan tabel dengan membaca secara horizontal, yaitu dengan membandingkan sel kunci dengan data pada range tabel dibarisan paling atas, dan mengambil data pada posisi baris yang diinginkan.
Gunakan menu HELP pada Excel untuk mencari contoh-contoh fungsi yang sesuai.

B. Menggunakan Referensi Sel Absolute dan Sel Relative
Alamat absolute adalah alamat yang tetap. Ketika kita menyalin suatu sel dimana terdapat rujukan atau suatu formula dengan alamat sel lain di dalamnya, hasil salinan akan tetap mempunyai alamat yang sama.
Alamat sel relative berbeda dengan alamat sel absolut. Alamat sel relative adalah alamat sel yang relative atau yang tidak tetap (dapat berubah) tergantung lokasi sel yang merujuknya atau yang menggunakanya sebagai suatu formula. Jadi, jika kita melakukan penyalinan, hanya memindahkan lokasi selnya (menyesuaikan dengan lokasi sel yang baru). Cara membuat suatu alamat sel menjadi absolute adalah dengan memberi tanda $ (dollar) didepan kolom dan atau barisan sel yang bersangkutan.

C. Menyalin Formula kedalam Suatu Range Menggunakan Drag
Selain dapat menyalin data sel, dalam Excel juga dapat menyalin suatu formula. Hal ini dapat dilakukan dengan men-drag ujung kanan bawah. Caranya adalah sebagai berikut :
1. tunjukan tanda titik hingga pointer mouse berubah menjadi tanda plus berwarna hitam.
2. drag sampai posisi yang dikehendaki
3. jika telah selesai, lepaskan tombol kiri mouse


D. Membuat Grafik dari Data yang Tersedia
Setelah pengisian buku atau lembar kerja dengan data yang diperlukan selesai, termasuk pembuatan rumus/formula (yang menghasilkan informasi yang sesuai), kita dapat menambahkan grafik. Pembuatan grafik ini dilakukan agar dapat memudahkan kita untuk membaca dan menganalisis data yang ada, khususnya jika lembar kerja kita terdiri atas ratusan, ribuan, bahkan jutaan data.
Cara membuat tampilan data beserta grafik sebagai berikut ini :
1. blog range yang akan dibuatkan grafiknya, termasuk data nama dan subjudul.
2. klik ikon (chart wizard)
3. pilih jenis grafik ( tahap pertama) dan klik next
4. tentukan range dan tentukan arah data (tadap kedua) dan klik next
5. buat judul dan keterangan untuk sumbu X, Y, dan Z (tahap ketiga), kemudian klik next
6. tentukan lokasi grafik (tahap keempat), kemudian klik next finish
jika masih ada yang perlu ditambah, klik back
7. atur posisi penempatan grafik, dan mungkinkan perlu diperlebar, jika data yang tampil kurang lengkap.

E. Memodifikasi Grafik
Meskipun grafik yang kita buat sudah selesai dan disimpan, bukan berarti sajian grafik tersebut tidak dapat berubah. Untuk mengubah atau memodifikasi grafik, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1. klik kanan pada lokasi”kertas grafik”, akan muncul pilihan perubahan untuk grafik secara umum
2. klik kanan pada judul utama, akan muncul pilihan memformat (format chart title) atau menghapusnya (clear)
3. klik kanan pada judul legend, akan muncul pilihan memformat (format legend) atau menghapusnya (clear)
4. jika pengambilan gambar melalui search agak lambat ada masalah, klik clip organizer dan pilih gambar yang diinginkan
5. klik kanan pada gambar grafik, akan muncul pilihan memformat urutan data (format data series), ganti tipe grafik (chart type), dan juga ganti data untuk grafik (source data), atau menghapusnya (clear)
6. klik kanan pada nama data axis, akan muncul pilihan memformatnya (format axis) atau bahkan menghapusnya (clear)
7. klik kanan pada keterangan atau judul sumbu, akan muncul pilihan memformatnya (format axis title) atau menghapusnya (clear).

F. Menyisispkan Gambar dan Bagan pada Lembar Kerja
U ntuk mendapat gambar, dimana gambar dapat diambil dari fasilitas clip art atau diambil dari file. Hal ini dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1. menyisipkan gambar dari clipart
menyisipkan gambar dari failitas clipart dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
klik ikon insert clip art
klik organize clips
klik office collections
pilih gambar yang diinginkan
klik kanan pada gambar, kemudian pilih copy
letakkan gambar sesuai yang diinginkan pada kertas lembar kerja
2. menyisipkan gambar dari file
menyisipkan gambar dari file dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
klik ikon insert picture
maka muncul kotak dialog insert picture
pilih gambar yang diinginkan dan klik tombol insert
3. memformat gambar
cara memformat gambar dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
mengklik kanan pada gambar dan pilih menu format picture
formatlah gambar sesuai dengan keinginan melalui kotak dialog format picture (atau toolbar picture), yang pada prinsipnya sama dengan bagaimana memformat gambar dalam pembahasan word
klik ok.
4. Menyisipkan dan memformat bagan
Menyisispkan bagan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
Klik ikon insert diagram or organization chart
Untuk memformat bagan, klik kanan pada bagan dan pilih format organization chart
Formatlah gambar sesuai dengan keinginan melalui kotak dialog format organization chart (dan /atau toolbar organization chart)
Klik ok.

G. Pengurutan Data
Data pada suatu lembar kerja akan tampak lebih baik jika sudah diurutkan berdasarkan dari kunci kolom/baris tertentu dalam penyajian laporannya. Proses pengurutan data dapat dilakukan, baik secara ascending (naik,dari kecil ke besar) ataupun secara descending (turun, dari besar ke kecil).
Perlu diperhatikan bahwa judul atau subjudul dan juga no urut tidak disertakan sebagai data, demikian pula jika ada data yang kosong. Hal itu disebabkan karena akan mempengaruhi hasil pengurutan. Selain itu, huruf besar dan kecil juga mempengaruhi hasil pengurutan.
1. pengurutan data secara langsung berdasarkan data kunci pada kolom terkiri
pengurutan data ini dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut ini:
lakukan blog pada range B4:D9
klik ikon sort ascending
2. melakukan pengurutan data berdasarkan data kunci lainya
pengurutan data ini berdasarkan data kunci sehingga lebih kompleks. Langkah-langkahnya sebagai berikut ini :
blog range B4:D9
klik menu data dan pilih sort
tentukan sub-subjudul untuk data kunci dan jenis proses pengurutan yang diinginkan
Klik ok.

H. Menggunakan Filter Data
Filter data adalah istilah untuk menyaring nilai suatu data dan menampilkan hasilnya sesuai dengan yang kita inginkan. Cara menyaring data sebagai berikut :
1. letakkan pointer pada subjudul No
2. klik menu Data, pilih filter, kemudian pilih Autofilter
maka, tiap subjudul (field) mempunyai tanda lookup di sebalahnya
3. klik tanda lookup pada field BAGIAN, dan pilih salah satu, maka didapatkan hasil penyaringannya.
Sebagai pengayaan, jika data diatas telah diurutkan, dapat dijumlahkan berdasarkan kuncinya. Hal ini dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1. lakukan pengurutan data dengan data kunci Bagian, kemudian sorot data setelah pengurutan
2. klik menu data dan pilih subtotals. Maka, akan muncul kotak dialog subtotal.